Nämä käyttöehdot (jäljempänä "Ehdot" tai "Sopimus") säätelevät NoCFO Oy:n (y-tunnus 3149769-7, jäljempänä "NoCFO") tarjoaman taloushallinnon SaaS-palvelun (jäljempänä "Palvelu") käyttöä. Ehdot hyväksytään rekisteröitymisen yhteydessä erikseen. NoCFO tallentaa hyväksytyn version ja hyväksymisajankohdan.
Ehtojen erottamattomia osia ovat:
1.1 Tätä Sopimusta sovelletaan Palvelun tarjoamiseen Asiakkaalle ja kaikkiin Palvelun ominaisuuksiin. Sopimus tulee voimaan, kun Asiakas hyväksyy Ehdot ja Yritystili avataan.
1.2 Palvelu on tarkoitettu yritysten, elinkeinonharjoittajien, yhdistysten ja muiden yhteisöjen taloushallintoon. Palvelua ei tarjota kuluttajille.
1.3 Jos sopimusasiakirjat ovat ristiriidassa, niitä sovelletaan seuraavassa järjestyksessä:
1.4 Jos Osapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen henkilötietojen käsittelysopimuksen, se korvaa Liitteen 1 Osapuolten välillä.
3.1 NoCFO tarjoaa Palvelun näiden Ehtojen mukaisesti. NoCFO voi käyttää alihankkijoita ja vastaa niiden työstä kuin omastaan. Henkilötietoja käsittelevien alihankkijoiden (Alikäsittelijät) käyttöön ja muutoksiin sovelletaan Käsittelysopimusta.
3.2 NoCFO kehittää Palvelua jatkuvasti ja voi muuttaa sen sisältöä, ominaisuuksia ja teknistä toteutusta. Jos muutos olennaisesti heikentää Asiakkaan käytössä olevaa keskeistä toiminnallisuutta, NoCFO ilmoittaa siitä ennen muutoksen voimaantuloa. Asiakkaalla on tällöin oikeus irtisanoa Sopimus päättymään ennen muutoksen voimaantuloa ilman irtisanomisaikaa.
3.3 Palvelussa voi esiintyä huolto-, kehitys- tai häiriötilanteista johtuvia katkoksia. NoCFO pyrkii tekemään suunnitellut huollot hiljaiseen aikaan ja ilmoittamaan merkittävistä suunnitelluista katkoksista etukäteen. NoCFO ei takaa, että Palvelu toimii keskeytyksettä tai virheettömästi. Vastuu katkoksista määräytyy kohdan 9 mukaisesti.
3.4 NoCFO voi rajoittaa Asiakkaan pääsyä Palveluun tai estää sen, jos Asiakas rikkoo olennaisesti Sopimusta, mukaan lukien maksuvelvollisuutensa, eikä korjaa rikkomusta neljäntoista (14) päivän kuluessa NoCFO:n huomautuksesta. NoCFO voi rajoittaa pääsyä ilman ennakkohuomautusta, jos Asiakkaan tai sen Käyttäjän toiminta vaarantaa Palvelun tietoturvan, toiminnan tai muiden asiakkaiden tiedot tai on ilmeisen lainvastaista. Tällöin NoCFO ilmoittaa rajoituksesta viipymättä, ja rajoitus kestää vain välttämättömän ajan. Rajoitus ei estä Asiakasta viemästä aineistoaan kohdan 8.5 mukaisesti, paitsi tietoturvasyistä välttämättömän ajan.
3.5 NoCFO:n asiantuntijat voivat antaa opastusta Palvelun käytössä ja yleisissä taloushallinnon kysymyksissä. Opastus on yleisluontoista, eikä se korvaa Asiakkaan kirjanpitäjän, tilintarkastajan tai veroneuvojan arviota Asiakkaan omasta tilanteesta. Asiakas vastaa päätöksistään ja kirjauksistaan.
3.6 NoCFO voi anonymisoida tai koostaa (aggregoida) Asiakasaineistoa niin, ettei siitä voida tunnistaa luonnollista henkilöä. NoCFO voi käyttää näin anonymisoitua tai koostettua tietoa Palvelun analysointiin, kehittämiseen, automatisointiin ja parantamiseen, mukaan lukien koneoppimismallien kouluttaminen. NoCFO ei käytä tunnistettavia henkilötietoja näihin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Liitettä 1.
3.7 NoCFO voi lopettaa Palvelun tarjoamisen ilmoittamalla siitä Asiakkaalle vähintään kolme (3) kuukautta ennen Palvelun päättymistä. Tällöin Asiakas voi viedä aineistonsa kohdan 8.5 mukaisesti. Ennakkoon maksettuja palvelumaksuja ei palauteta.
4.1 Asiakkaalla on oikeus käyttää Palvelua näiden Ehtojen mukaisesti omassa toiminnassaan. Jos Asiakas on Tilitoimistoasiakas, se saa käyttää Palvelua myös asiakkaidensa taloushallinnon hoitamiseen.
4.2 Asiakas vastaa:
4.3 Asiakas ilmoittaa NoCFO:lle viipymättä havaitsemistaan Palvelun virheistä sekä tunnusten epäillystä luvattomasta käytöstä.
4.4 Asiakas voi ottaa käyttöön Palveluun integroituja kolmansien osapuolten palveluita, kuten pankkiyhteyksiä, maksupalveluita, palkanlaskentaa, perintää ja verkkolaskutusta. Kun Asiakas ottaa tällaisen palvelun käyttöön, NoCFO välittää tietoja Asiakkaan ohjeesta, ja palveluntarjoaja tarjoaa palvelunsa Asiakkaalle omien ehtojensa mukaisesti (Liitteen 1 kohta 8.6). NoCFO ei vastaa kolmansien osapuolten palveluiden sisällöstä, toiminnasta tai saatavuudesta.
4.5 Tilitoimiston hallinnoima Yritystili. Yritystilin voi avata Asiakas tai Tilitoimisto, ja kumpi tahansa voi kutsua toisen käyttämään Yritystiliä. Asiakas voi antaa Tilitoimistolle oikeuden hallinnoida Yritystiliään, ja Palvelun hinta voi määräytyä NoCFO:n ja Tilitoimiston välisen sopimuksen mukaisesti. Sopijapuoli ja maksaja on tällöinkin Asiakas, ja NoCFO on Asiakkaan käsittelijä Liitteen 1 mukaisesti. Tilitoimisto voi Asiakkaan puolesta hallita Yritystilin Käyttäjiä ja asetuksia. Yritystilin tai Asiakasaineiston poistaminen ja Yritystilin siirtäminen toiselle edellyttävät Asiakkaan hyväksyntää. NoCFO lähettää Liitteen 1 mukaiset ilmoitukset Asiakkaan ilmoittamaan omaan yhteysosoitteeseen, ja Tilitoimisto saa niistä kopion. NoCFO voi lähettää Tilitoimistolle kopion myös maksumuistutuksista ja kohdan 3.4 mukaisista huomautuksista. Asiakas hyväksyy, että NoCFO antaa Tilitoimistolle Yritystilin tilaus- ja laskutustietoja kumppaniraportointia ja komission laskentaa varten.
Jos Asiakkaan ja Tilitoimiston yhteistyö tai Tilitoimiston ja NoCFO:n sopimus päättyy, Sopimus jatkuu Asiakkaan ja NoCFO:n välillä. Palvelun hinta määräytyy NoCFO:n voimassa olevan hinnaston mukaan, kunnes Asiakas siirtää Yritystilin toisen Tilitoimiston hallinnoitavaksi. Tilitoimiston ja NoCFO:n välisen sopimuksen mukainen hinta on voimassa, kunnes kohdan 5.2 mukainen ilmoitusaika on kulunut siitä, kun NoCFO on ilmoittanut Asiakkaalle hinnan muuttumisesta. Jos Asiakas ei ole tallentanut Palveluun omaa maksutapaa, NoCFO voi rajoittaa Yritystilin lukutilaan, kunnes maksutapa on tallennettu.
4.6 Hyväksyntä Asiakkaan puolesta. Tilitoimisto voi hyväksyä nämä Ehdot Asiakkaan puolesta avatessaan Yritystilin Asiakkaalle. Tilitoimisto vakuuttaa, että sillä on siihen Asiakkaan valtuutus, ja vastaa valtuutuksen olemassaolosta. NoCFO voi pyytää näytön valtuutuksesta. Sopimus syntyy NoCFO:n ja Asiakkaan välille hyväksynnän hetkellä. Jos Yritystilin sopijapuolena NoCFO:hon nähden on tilitoimisto, se on kyseisen Yritystilin osalta Tilitoimistoasiakas, ja Yritystili on Päämiesympäristö (Liitteen 1 kohta 19.1). Siihen sovelletaan Tilitoimistoasiakkaan ja NoCFO:n välistä tilitoimistoliitettä tai, jos sellaista ei ole, Liitteen 1 kohtaa 19.
5.1 Voimassa olevat hinnat ja maksutavat ovat NoCFO:n verkkosivuilla.
5.2 NoCFO voi muuttaa maksullisten tilausten (palvelupakettien) hintoja ilmoittamalla siitä vähintään kolmekymmentä (30) päivää etukäteen. Tapahtumaperusteisten tuotteiden, kuten verkkolaskujen ja palkanmaksun, hintoja NoCFO voi muuttaa ilmoittamalla siitä vähintään kolmekymmentä (30) päivää etukäteen. Jos muutos johtuu kolmannen osapuolen palveluntarjoajan hinnanmuutoksesta, ilmoitusaika on vähintään neljätoista (14) päivää. Muutos koskee laskutuskausia ja tapahtumia muutoksen voimaantulon jälkeen. Asiakas voi irtisanoa Sopimuksen tai maksullisen tilauksen päättymään ennen muutoksen voimaantuloa ilman irtisanomisaikaa.
5.3 Jos Asiakas on tallentanut Palveluun maksutavan kolmannen osapuolen maksupalveluntarjoajan kautta, NoCFO voi veloittaa tallennetulta maksutavalta tapahtumaperusteiset maksut voimassa olevan hinnaston mukaisesti ilman erillistä laskua. Maksutavan tallentaminen on Asiakkaan valtuutus tällaisiin veloituksiin. Uusista maksullisista ominaisuuksista ilmoitetaan etukäteen, ja niistä veloitetaan vain, jos Asiakas ottaa ominaisuuden käyttöön.
5.4 Maksut veloitetaan etukäteen tai jälkikäteen valitun maksullisen tilauksen mukaisesti.
5.5 Hintoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero. Laskun maksuehto on neljätoista (14) päivää laskun päiväyksestä. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan.
5.6 NoCFO ei palauta maksuja osittaisilta laskutuskausilta, käyttämättömältä palveluajalta tai takautuvilta peruutuksilta. Poikkeuksia ovat kohdassa 8.4 mainittu tilanne sekä tilanteet, joissa pakottavasta laista johtuu muuta.
5.7 Maksujen käsittelyyn ja maksutapojen tallentamiseen käytetään kolmannen osapuolen maksupalveluntarjoajaa (Stripe), jonka ehtoja ja tietosuojakäytäntöä sovelletaan maksutavan tallentamiseen ja käyttöön.
6.1 Palvelun ja siihen liittyvien materiaalien, ohjelmistojen, käyttöliittymien, tietokantojen, mallien ja dokumentaation immateriaalioikeudet kuuluvat NoCFO:lle tai sen lisensoijille. Asiakkaalle myönnetään rajoitettu, ei-yksinomainen oikeus käyttää Palvelua Sopimuksen voimassaoloaikana näiden Ehtojen mukaisesti.
6.2 Asiakas ei saa kopioida, muuttaa, myydä, vuokrata, alilisensoida, siirtää, julkaista, kääntää, takaisinmallintaa tai purkaa Palvelua tai muutoin pyrkiä selvittämään sen lähdekoodia, ellei pakottava laki sitä salli.
6.3 Asiakasaineisto ja siihen liittyvät oikeudet kuuluvat Asiakkaalle. NoCFO:lla on oikeus käsitellä Asiakasaineistoa vain Palvelun tuottamiseksi Sopimuksen ja Liitteen 1 mukaisesti sekä kohdassa 3.6 kuvatulla tavalla.
6.4 NoCFO voi vapaasti hyödyntää Asiakkaan antamaa palautetta ja kehitysehdotuksia Palvelun kehittämisessä.
7.1 Luottamuksellisella tiedolla ("Luottamuksellinen tieto") tarkoitetaan tietoa, joka on merkitty luottamukselliseksi tai joka on luonteensa vuoksi kohtuudella ymmärrettävä luottamukselliseksi. Asiakasaineisto on aina luottamuksellista tietoa.
7.2 Osapuolet pitävät toiselta Osapuolelta saamansa Luottamukselliset tiedot salassa eivätkä luovuta niitä kolmansille osapuolille tai käytä niitä muihin kuin Sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin ilman toisen Osapuolen kirjallista suostumusta. Osapuoli saa kuitenkin luovuttaa tietoa alihankkijoilleen ja neuvonantajilleen, joita sitoo vastaava salassapitovelvollisuus, sekä viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää.
7.3 Osapuolet varmistavat, että niiden työntekijät ja edustajat noudattavat näitä velvoitteita.
7.4 Salassapitovelvollisuus ei koske tietoa, joka oli vastaanottajan tiedossa ennen Sopimusta, on julkisesti saatavilla tai on saatu laillisesti kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta.
7.5 Salassapitovelvollisuus on voimassa Sopimuksen voimassaolon ajan ja viisi (5) vuotta sen päättymisen jälkeen. Henkilötietojen luottamuksellisuuteen sovelletaan lisäksi Liitettä 1 niin kauan kuin NoCFO käsittelee niitä.
7.6 Salassapitovelvollisuus ei rajoita NoCFO:n oikeutta käsitellä Asiakasaineistoa Palvelun tarjoamiseksi ja ylläpitämiseksi Sopimuksen ja Liitteen 1 mukaisesti eikä oikeutta käyttää anonymisoitua tai koostettua tietoa kohdan 3.6 mukaisesti.
8.1 Sopimus on voimassa toistaiseksi.
8.2 Asiakas voi päättää maksullisen tilauksen Palvelun asetuksissa. Irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi, ja palvelumaksut veloitetaan irtisanomisajan loppuun. Maksullisen tilauksen päättyminen ei päätä Sopimusta, jos Asiakas jatkaa Palvelun käyttöä maksuttomassa versiossa.
8.3 Asiakas päättää Sopimuksen poistamalla Yritystilinsä ja Käyttäjänsä Palvelusta. Palvelu pyytää vahvistamaan poiston ja muistuttaa aineiston viennistä ennen poistoa. Mahdollisen maksullisen tilauksen maksut veloitetaan kohdan 8.2 mukaisen irtisanomisajan loppuun.
8.4 Kumpikin Osapuoli voi purkaa Sopimuksen, jos:
Jos Asiakas purkaa Sopimuksen NoCFO:n rikkomuksen vuoksi, NoCFO palauttaa ennakkoon maksetut maksut purkamisen jälkeiseltä ajalta.
8.5 Asiakas voi viedä aineistonsa Palvelusta milloin tahansa Palvelun vientitoiminnoilla Liitteen 1 kohdan 15 mukaisesti. Kun Yritystili poistetaan, Asiakasaineisto poistetaan:
Jos Sopimus päättyy muusta syystä kuin siksi, että Asiakas poistaa Yritystilinsä, Asiakas voi viedä aineistonsa kolmenkymmenen (30) päivän ajan Sopimuksen päättymisestä, minkä jälkeen aineisto poistetaan.
8.6 Asiakas vastaa siitä, että se on vienyt tarvitsemansa aineiston ennen Yritystilin poistamista. Asiakkaan itse poistamaa aineistoa ei voida palauttaa. Asiakas vastaa kirjanpitoaineiston säilyttämisestä laissa säädetyn ajan myös Sopimuksen päättymisen jälkeen.
9.1 NoCFO ei vastaa vahingoista, jotka johtuvat kolmansien osapuolten palveluista (kohta 4.4), pankkien tai viranomaisten toiminnasta, Asiakkaan tai sen Käyttäjien toiminnasta tai Asiakkaan Palveluun syöttämien tietojen virheistä.
9.2 Palvelu tarjotaan sellaisena kuin se on. NoCFO ei anna Palvelusta muita kuin näissä Ehdoissa nimenomaisesti mainittuja sitoumuksia.
9.3 NoCFO ei vastaa:
Asiakas vastaa ilmoitusten, kirjausten ja maksujen tarkistamisesta ennen niiden lähettämistä tai hyväksymistä.
9.4 Jos Asiakasaineistoa häviää tai se vahingoittuu NoCFO:sta johtuvasta syystä, NoCFO palauttaa aineiston viimeisimmästä käytettävissä olevasta varmuuskopiosta ilman erillistä veloitusta. NoCFO:n vastuu Asiakasaineiston häviämisestä tai vahingoittumisesta rajoittuu tähän palauttamiseen.
9.5 NoCFO:n kokonaisvastuu Sopimuksen perusteella on enintään määrä, jonka Asiakas on maksanut NoCFO:lle palvelumaksuina (alv 0 %) vahinkoa aiheuttanutta tapahtumaa edeltäneiden kolmen (3) kuukauden aikana. Maksuttomassa versiossa NoCFO ei vastaa vahingoista, ellei kohdasta 9.6 muuta johdu.
9.6 Näiden Ehtojen vastuunrajoitukset, mukaan lukien kohdat 9.1–9.5 ja 12.4, eivät koske vahinkoa, joka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, eivätkä tilanteita, joissa pakottavasta laista johtuu muuta. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvään vastuuseen sovelletaan lisäksi Liitteen 1 kohtaa 16.
9.7 Sopimukseen perustuvat vaatimukset on esitettävä toiselle Osapuolelle kirjallisesti kuuden (6) kuukauden kuluessa siitä, kun vaatimuksen esittäjä havaitsi tai sen olisi pitänyt havaita vaatimuksen peruste. Muuten oikeus vaatimukseen menetetään. Määräaika ei koske maksuvelvoitteita.
10.1 Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan Osapuolen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevaa tapahtumaa, joka estää tai kohtuuttomasti vaikeuttaa Sopimuksen velvoitteiden täyttämistä ja jota ei olisi voitu kohtuudella ennakoida tai välttää. Tällaisia ovat esimerkiksi sota, luonnonkatastrofi, tulipalo, pandemia, laaja verkko-, tietoliikenne- tai sähkökatko ja viranomaisen toimenpide.
10.2 Osapuoli vapautuu velvoitteistaan esteen keston ajaksi ja siinä laajuudessa kuin este vaikuttaa niiden täyttämiseen. Sen on ilmoitettava esteestä ja sen arvioidusta kestosta toiselle Osapuolelle niin pian kuin mahdollista.
10.3 Jos este jatkuu yli kolmen (3) kuukauden ajan, kumpikin Osapuoli voi irtisanoa Sopimuksen päättymään välittömästi kirjallisella ilmoituksella.
11.1 Molemmat Osapuolet noudattavat sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.
11.2 NoCFO on rekisterinpitäjä omien asiakas- ja käyttäjätietojensa osalta. Näiden tietojen käsittelystä kerrotaan NoCFO:n tietosuojaselosteessa.
11.3 Asiakas on rekisterinpitäjä Asiakasaineistoon sisältyvien henkilötietojen osalta, ja NoCFO on niiden käsittelijä. Jos Tilitoimistoasiakas käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja Päämiesympäristössä (Liitteen 1 kohta 19), NoCFO on Tilitoimistoasiakkaan alikäsittelijä. Jos Tilitoimisto hallinnoi Asiakkaan omaa Yritystiliä kohdan 4.5 mukaisesti, NoCFO on Asiakkaan käsittelijä. Edellä tarkoitettuun käsittelyyn sovelletaan Käsittelysopimusta.
11.4 NoCFO käsittelee Asiakasaineistoon sisältyviä henkilötietoja vain Asiakkaan lukuun ja Käsittelysopimuksen mukaisesti Palvelun tarjoamiseksi ja ylläpitämiseksi.
12.1 Palveluun kuuluu tekoälypohjainen avustaja ("Luca"). Sen avulla Käyttäjät voivat hakea tietoa yrityksestään, keskustella Palveluun tallennetuista tiedoista, pyytää toimenpiteitä Palvelussa ja esittää yleisiä kirjanpitoon ja verotukseen liittyviä kysymyksiä. Luca on käytettävissä tekstipohjaisena keskusteluominaisuutena (chat) ja puheohjattuna ominaisuutena. Lucan tuottamat vastaukset merkitään Palvelussa tekoälyn tuottamiksi.
12.2 Luca on tekoälyjärjestelmä ja voi tehdä virheitä. Lucan ehdottamat toimenpiteet toteutetaan vasta, kun Käyttäjä on vahvistanut ne. Käyttäjän on tarkistettava Lucan tuottamat tiedot ja ehdotukset ennen niihin luottamista.
12.3 Lucan käyttämä tekoälypalvelun tarjoaja ei käytä Asiakasaineistoa malliensa kouluttamiseen. Lucan suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Liitettä 1.
12.4 NoCFO ei vastaa vahingoista, jotka aiheutuvat siitä, että Käyttäjä on vahvistanut Lucan ehdottaman toimenpiteen tai toiminut Lucan antaman tiedon perusteella tarkistamatta sitä. Muilta osin vastuu määräytyy kohdan 9 mukaisesti.
13.1 NoCFO voi muuttaa näitä Ehtoja ja niiden liitteitä. NoCFO ilmoittaa olennaisista muutoksista ennen niiden voimaantuloa kohdan 15 mukaisesti. Hintamuutoksiin sovelletaan kohtaa 5.2.
13.2 Jos Asiakas ei hyväksy muutosta, se voi irtisanoa Sopimuksen päättymään ennen muutoksen voimaantuloa ilman irtisanomisaikaa. Palvelun käytön jatkaminen muutoksen voimaantulon jälkeen katsotaan muutoksen hyväksymiseksi.
13.3 Jos Osapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen henkilötietojen käsittelysopimuksen, Ehtojen muutokset eivät heikennä sen mukaista tietosuojan tasoa ilman Asiakkaan kirjallista suostumusta. Alikäsittelijämuutoksiin sovelletaan Liitteen 1 kohtaa 8 ja turvatoimien muutoksiin Liitteen 1 kohtaa 7.2.
14.1 Asiakas saa siirtää Sopimuksen vain NoCFO:n etukäteisellä kirjallisella suostumuksella.
14.2 NoCFO saa siirtää Sopimuksen kokonaan tai osittain kolmannelle osapuolelle ilman Asiakkaan suostumusta. NoCFO ilmoittaa siirrosta Asiakkaalle.
15.1 NoCFO lähettää Sopimukseen liittyvät ilmoitukset, mukaan lukien Liitteen 1 mukaiset alikäsittelijä- ja tietoturvailmoitukset, Yritystilin pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen tai Asiakkaan ilmoittamaan muuhun yhteysosoitteeseen sekä tarvittaessa Palvelussa. Asiakas pitää yhteystietonsa ajan tasalla.
15.2 Asiakas lähettää ilmoitukset NoCFO:lle osoitteeseen info@nocfo.io tai Palvelun tukikanavaan.
16.1 Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
16.2 Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan erimielisyydet ensin neuvottelemalla. Jos neuvottelut eivät johda ratkaisuun, riidat ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.
16.3 Jos näiden Ehtojen tai niiden liitteiden kieliversiot ovat ristiriidassa, suomenkielinen versio on ensisijainen suomalaisten asiakkaiden osalta.
Tämä liite on osa NoCFO Oy:n käyttöehtoja ("Sopimus"). Osapuolet ovat Asiakas ja NoCFO. Ristiriitatilanteessa suomenkielinen versio on ensisijainen suomalaisten asiakkaiden osalta.
1.1 Tällä liitteellä (Ehtojen kohdassa 2 tarkoitettu "Käsittelysopimus") sovitaan henkilötietojen käsittelystä, jota NoCFO suorittaa Asiakkaan lukuun tuottaessaan Palvelua Sopimuksen perusteella.
1.2 Käsittelysopimus täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 ("Tietosuoja-asetus") 28 artiklan vaatimukset. Sitä täydentää tietosuojalaki (1050/2018).
1.3 Käsittelysopimus korvaa käyttöehtojen aiemman liitteen 1 (tietojenkäsittelysopimus). Jos Asiakas ja NoCFO ovat allekirjoittaneet erillisen henkilötietojen käsittelysopimuksen, sitä sovelletaan tämän liitteen sijaan. Jos Käsittelysopimus ja Sopimus ovat ristiriidassa henkilötietojen käsittelyn osalta, sovelletaan Käsittelysopimusta.
1.4 Käsittelysopimuksen erottamattomia osia ovat Liite 1.1 (Käsittelyn kuvaus), Liite 1.2 (Alikäsittelijät ja Asiakkaan valitsemat itsenäiset palveluntarjoajat) ja Liite 1.3 (Tekniset ja organisatoriset turvatoimet).
2.1 Käsitteillä henkilötieto, käsittely, rekisterinpitäjä, henkilötietojen käsittelijä, rekisteröity, henkilötietojen tietoturvaloukkaus ja valvontaviranomainen on sama merkitys kuin Tietosuoja-asetuksessa.
2.2 "Asiakkaan henkilötiedot" tarkoittaa henkilötietoja, joita Asiakas tai sen Käyttäjät tallentavat Palveluun tai joita NoCFO muuten käsittelee Asiakkaan lukuun Palvelun tuottamiseksi.
2.3 "Alikäsittelijä" tarkoittaa NoCFO:n käyttämää toista henkilötietojen käsittelijää (Tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 2 ja 4 kohta), joka käsittelee Asiakkaan henkilötietoja.
2.4 "Tilitoimistoasiakas" tarkoittaa Asiakasta, joka käyttää Palvelua omien asiakkaidensa (jäljempänä "Päämiehet") kirjanpidon tai muun taloushallinnon hoitamiseen.
2.5 Isolla alkukirjaimella kirjoitetuilla termeillä, joita ei ole määritelty tässä Käsittelysopimuksessa, on sama merkitys kuin Sopimuksessa.
3.1 Käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus, henkilötietoryhmät ja rekisteröityjen ryhmät on kuvattu Liitteessä 1.1.
3.2 Käsittely kestää Sopimuksen voimassaoloajan ja sen jälkeen kohdan 15 mukaisen poistamisen ajan.
4.1 Asiakas on Asiakkaan henkilötietojen rekisterinpitäjä ja NoCFO niiden käsittelijä.
4.2 Jos Asiakas on Tilitoimistoasiakas, sovelletaan lisäksi kohtaa 19. Jos Osapuolet ovat allekirjoittaneet tilitoimistoliitteen, se on kohtaan 19 nähden ensisijainen.
4.3 Asiakas vastaa siitä, että sillä on lainmukainen peruste Asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn ja niiden siirtämiseen NoCFO:n käsiteltäväksi, että rekisteröidyille on annettu Tietosuoja-asetuksen edellyttämät tiedot ja että sen antamat käsittelyohjeet ovat lainmukaisia.
5.1 NoCFO käsittelee Asiakkaan henkilötietoja ainoastaan Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, myös henkilötietojen siirroissa Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Asiakkaan ohjeet muodostuvat tästä Käsittelysopimuksesta, Sopimuksesta, Asiakkaan Palvelussa tekemistä valinnoista ja asetuksista sekä Asiakkaan muista kirjallisista ohjeista.
5.2 NoCFO voi käsitellä Asiakkaan henkilötietoja muutoin vain, jos sitä edellyttää NoCFO:hon sovellettava EU:n tai jäsenvaltion lainsäädäntö. Tällöin NoCFO ilmoittaa Asiakkaalle tästä oikeudellisesta vaatimuksesta ennen käsittelyä, paitsi jos laki kieltää ilmoittamisen.
5.3 NoCFO ilmoittaa Asiakkaalle viipymättä, jos se katsoo Asiakkaan ohjeen rikkovan Tietosuoja-asetusta tai muuta tietosuojalainsäädäntöä.
6.1 NoCFO varmistaa, että Asiakkaan henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Heidän on oltava sitoutuneet kirjallisesti salassapitoon, tai heitä on koskettava lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
7.1 NoCFO toteuttaa Tietosuoja-asetuksen 32 artiklan edellyttämät tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotka on kuvattu Liitteessä 1.3.
7.2 NoCFO arvioi turvatoimien riittävyyttä säännöllisesti, vähintään kerran vuodessa ja aina merkittävien muutosten yhteydessä. NoCFO voi päivittää turvatoimia, kunhan suojan taso ei heikkene. NoCFO toimittaa Asiakkaalle pyynnöstä turvatoimien kuvauksen voimassa olevan version.
8.1 Asiakas antaa yleisen kirjallisen ennakkoluvan Alikäsittelijöiden käyttöön. Käytössä olevat Alikäsittelijät on lueteltu Liitteessä 1.2. Asiakas hyväksyy Ehtojen hyväksymishetkellä luetellut Alikäsittelijät.
8.2 NoCFO ilmoittaa uuden Alikäsittelijän käyttöönotosta tai Alikäsittelijän vaihtamisesta vähintään neljätoista (14) päivää ennen muutosta. Ilmoitus lähetetään Sopimuksen kohdan 15 mukaisesti sähköpostitse ja Palvelussa.
8.3 Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta tietosuojaan liittyvästä syystä ilmoittamalla siitä kirjallisesti neljäntoista (14) päivän kuluessa ilmoituksesta. Osapuolet pyrkivät neuvottelemaan ratkaisun. Jos ratkaisua ei löydy, Asiakas voi irtisanoa joko koko Sopimuksen tai sen osan, jota muutos koskee, päättymään ilman irtisanomisaikaa viimeistään kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa muutoksen voimaantulosta. Ennakkoon maksettuja maksuja ei palauteta.
8.4 NoCFO tekee kunkin Alikäsittelijän kanssa kirjallisen sopimuksen, jolla Alikäsittelijälle asetetaan samat tietosuojavelvoitteet kuin tässä Käsittelysopimuksessa, erityisesti riittävät takeet asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista toimenpiteistä.
8.5 NoCFO vastaa Alikäsittelijöidensä velvoitteiden täyttämisestä kuin omien velvoitteidensa täyttämisestä.
8.6 Liitteen 1.2 osassa B luetellut palveluntarjoajat tarjoavat palvelunsa Asiakkaalle Asiakkaan ja kyseisen palveluntarjoajan välisen sopimuksen ja Asiakkaan valtuutuksen perusteella. Ne toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä tai Asiakkaan omina käsittelijöinä. Ne eivät ole NoCFO:n Alikäsittelijöitä, eikä kohtia 8.1–8.5 sovelleta niihin. NoCFO välittää niille tietoja Asiakkaan ohjeesta, kun Asiakas ottaa käyttöön kyseiseen palveluntarjoajaan liittyvän Palvelun ominaisuuden.
9.1 Asiakkaan henkilötiedot säilytetään Euroopan talousalueella. Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä Euroopan talousalueen ulkopuolella vain, jos se on tarpeen Palvelun tuottamiseksi ja siirto täyttää Tietosuoja-asetuksen V luvun vaatimukset, esimerkiksi Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen (mukaan lukien EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys) tai komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden perusteella sekä tarvittaessa lisäsuojatoimin.
9.2 Liitteen 1.2 osassa A kerrotaan kunkin Alikäsittelijän osalta käsittelyn sijainti ja, jos tietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirtoperuste. NoCFO toimittaa pyynnöstä yhteenvedon siirtovaikutusten arvioinnista.
10.1 NoCFO avustaa Asiakasta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein Asiakkaan velvollisuudessa vastata rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskeviin pyyntöihin. Palvelu sisältää toiminnot tietojen hakemiseen, oikaisemiseen, viemiseen ja poistamiseen. Jos rekisteröity esittää pyynnön suoraan NoCFO:lle, NoCFO ohjaa sen viipymättä Asiakkaalle eikä vastaa siihen itse ilman Asiakkaan ohjetta. NoCFO ilmoittaa rekisteröidylle, että pyyntö on ohjattu rekisterinpitäjälle, jos ilmoitus voidaan tehdä paljastamatta Asiakkaan luottamuksellisia tietoja. NoCFO:n rekisterinpitäjänä käsittelemien tietojen osalta pyyntö käsitellään NoCFO:n tietosuojaselosteen mukaisesti.
10.2 NoCFO avustaa Asiakasta Tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklan velvoitteissa (tietoturva, tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen, vaikutustenarviointi ja ennakkokuuleminen) käsittelyn luonne ja NoCFO:n käytettävissä olevat tiedot huomioon ottaen.
10.3 Tavanomainen avustaminen sisältyy Palvelun hintaan. NoCFO voi laskuttaa kohtuulliset kulut tavanomaisen tason ylittävästä avustamisesta, joka ei johdu NoCFO:n omasta rikkomuksesta.
11.1 NoCFO ilmoittaa Asiakkaalle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään neljänkymmenenkahdeksan (48) tunnin kuluessa siitä, kun se on saanut tiedon loukkauksesta.
11.2 Ilmoitus sisältää siinä vaiheessa käytettävissä olevat tiedot:
Tietoja täydennetään sitä mukaa kuin niitä saadaan.
11.3 NoCFO ryhtyy viipymättä tarvittaviin toimenpiteisiin loukkauksen rajaamiseksi ja selvittämiseksi ja dokumentoi loukkaukset. Ilmoitus valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille kuuluu Asiakkaalle rekisterinpitäjänä, ellei toisin sovita.
11.4 NoCFO:n tietoturvayhteyshenkilö on teknologiajohtaja Juho Enala (juho.enala@nocfo.io), varahenkilönä operatiivinen johtaja Teemu Mankinen. Ilmoitukset Asiakkaalle lähetetään Sopimuksen kohdan 15 mukaisesti, ellei Asiakas ole nimennyt muuta yhteyshenkilöä.
12.1 NoCFO antaa Asiakkaan saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen tässä Käsittelysopimuksessa sovittujen ja Tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa säädettyjen velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi. NoCFO sallii Asiakkaan tai sen valtuuttaman tarkastajan suorittamat tarkastukset, mukaan lukien katselmukset, ja osallistuu niihin.
12.2 Tarkastus tehdään ensisijaisesti kirjallisen aineiston perusteella. Tällaista aineistoa ovat esimerkiksi turvatoimien kuvaus, tietoturvaperiaatteet, haavoittuvuusskannausten tulokset ja Alikäsittelijöiden sertifikaatit. Jos kirjallinen aineisto ei kohtuudella riitä, Asiakas voi tehdä etä- tai paikan päällä tehtävän tarkastuksen seuraavin ehdoin:
12.3 Alikäsittelijöiden osalta tarkastusoikeus toteutetaan ensisijaisesti niiden riippumattomien tarkastusraporttien ja sertifikaattien avulla.
13.1 NoCFO ei käytä Asiakkaan henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa. Asiakas antaa tällä Käsittelysopimuksella NoCFO:lle dokumentoidun ohjeen anonymisoida tai koostaa (aggregoida) Asiakkaan aineistoa niin, ettei siitä voida tunnistaa luonnollista henkilöä. NoCFO dokumentoi käyttämänsä anonymisointimenetelmän ja toimittaa sen kuvauksen pyynnöstä. Palvelun analysointiin, kehittämiseen, automatisointiin ja koneoppimismallien kouluttamiseen NoCFO käyttää ainoastaan näin anonymisoitua tai koostettua tietoa. Anonymisoitu tieto ei ole henkilötietoa.
13.2 Asiakkaan henkilötietoja ei käytetä markkinointiin, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille muuhun kuin Palvelun tuottamiseen, ellei Asiakas toisin ohjeista tai luovutus perustu kohtaan 14.
13.3 Palvelun tekoälytoiminnot, tekoälyavustaja Luca ja kirjanpitoalgoritmi, käsittelevät Asiakkaan henkilötietoja Palvelun tuottamiseksi. Luca käsittelee niitä Asiakkaan käyttäjän pyynnöstä. NoCFO voi lisäksi käyttää tekoälyä asiakastuessa tukipyyntöjen käsittelyyn ja vastausluonnosten laatimiseen, ja tukipyyntöihin voi sisältyä Asiakkaan aineistoa. Tekoälypalvelujen tarjoajat toimivat Alikäsittelijöinä eivätkä käytä tietoja mallien kouluttamiseen. Niiden käsittelyn sijainti ja säilytysajat on kerrottu Liitteessä 1.2.
14.1 NoCFO luovuttaa Asiakkaan henkilötietoja viranomaiselle vain sitovan, lakiin perustuvan määräyksen perusteella. NoCFO ilmoittaa viranomaisen tietopyynnöstä Asiakkaalle ennen tietojen luovuttamista, ellei laki sitä kiellä, ja luovuttaa vain välttämättömät tiedot.
15.1 Asiakas voi Sopimuksen voimassa ollessa milloin tahansa viedä aineistonsa Palvelusta Palvelun vientitoiminnoilla jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Vientimuotoja ovat PDF (raportit ja laskut), CSV (kirjanpidon raportit, kuten päiväkirja ja pääkirja, sekä kontaktit ja tuotteet) sekä alkuperäiset liitetiedostot ZIP-pakettina.
15.2 Sopimuksen päättyessä Asiakas valitsee, palautetaanko vai poistetaanko Asiakkaan henkilötiedot. Asiakas toteuttaa palautuksen ensisijaisesti viemällä aineistonsa kohdan 15.1 mukaisesti ennen Yritystilin poistamista. Asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä, joka esitetään ennen Yritystilin poistamista, NoCFO toimittaa aineiston koneluettavassa muodossa kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa. Jos Sopimus päättyy muusta syystä kuin siksi, että Asiakas poistaa Yritystilinsä, Asiakas voi viedä aineistonsa kohdan 15.1 mukaisesti kolmenkymmenen (30) päivän ajan Sopimuksen päättymisestä, minkä jälkeen henkilötiedot poistetaan kohdan 15.3 mukaisesti.
15.3 Kun Asiakas poistaa Yritystilinsä ja Käyttäjänsä Palvelusta tai kun kohdan 15.2 mukainen vientiaika päättyy, Asiakkaan henkilötiedot poistetaan tuotantojärjestelmistä viipymättä. Varmuuskopioista tiedot poistuvat viimeistään kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa ja lokitiedoista viimeistään sadankahdeksankymmenen (180) päivän kuluessa. Lokit sisältävät vain rajoitetusti henkilötietoja, kuten teknisiä tunnisteita. Alikäsittelijöiden hallussa olevat tiedot poistetaan niiden omien säilytysaikojen mukaisesti, jotka on kerrottu Liitteessä 1.2. Asiakastukeen lähetetyt viestit ja liitteet säilytetään kaksikymmentäneljä (24) kuukautta keskustelun päättymisestä, minkä jälkeen ne poistetaan.
15.4 Poistovelvollisuus ei koske tietoja, joiden säilyttämistä NoCFO:hon sovellettava EU:n tai jäsenvaltion lainsäädäntö edellyttää. NoCFO vahvistaa poistamisen kirjallisesti pyynnöstä.
15.5 Asiakas vastaa itse kirjanpitolain mukaisista säilytysvelvollisuuksistaan myös Sopimuksen päättymisen jälkeen.
16.1 Osapuolten vastuu määräytyy Sopimuksen mukaan, ja Sopimuksen vastuunrajoituksia sovelletaan tähän Käsittelysopimukseen. Vastuunrajoitukset eivät koske vahinkoa, joka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.
16.2 Kumpikin Osapuoli vastaa rekisteröidyille ja valvontaviranomaisille Tietosuoja-asetuksen 82 ja 83 artiklan mukaisesti. Osapuolten välinen vastuu jakautuu sen mukaan, missä määrin kumpikin Osapuoli on aiheuttanut vahingon rikkomalla Tietosuoja-asetusta tai tätä Käsittelysopimusta.
17.1 Käsittelysopimus tulee voimaan, kun Asiakas hyväksyy Sopimuksen, ja on voimassa niin kauan kuin NoCFO käsittelee Asiakkaan henkilötietoja.
17.2 NoCFO voi muuttaa tätä Käsittelysopimusta Sopimuksen kohdan 13 mukaisesti. Muutos ei saa heikentää Asiakkaan henkilötietojen suojan tasoa. Alikäsittelijöiden muutoksiin sovelletaan kohtaa 8 ja turvatoimien muutoksiin kohtaa 7.2.
18.1 Käsittelysopimukseen sovelletaan Suomen lakia, ja riidat ratkaistaan Sopimuksen kohdan 16 mukaisesti.
19.1 Soveltamisala. Tätä kohtaa sovelletaan, kun Tilitoimistoasiakas käsittelee Päämiestensä henkilötietoja näiden lukuun Yritystileillä, joita se hallinnoi ja joiden sopijapuolena NoCFO:hon nähden on Tilitoimistoasiakas, riippumatta siitä, kumpi on avannut Yritystilin ("Päämiesympäristö"). Kohtaa ei sovelleta Yritystileihin, joiden sopijapuolena NoCFO:hon nähden on Päämies. Niissä NoCFO on Päämiehen käsittelijä, ja Tilitoimistoasiakas toimii Päämiehen Käyttäjänä. Tällainen Yritystili on Päämiehen oma Yritystili, vaikka Tilitoimistoasiakas hallinnoisi sitä Ehtojen kohdan 4.5 mukaisesti. Yritystili, jota Tilitoimistoasiakas hallinnoi, on Päämiesympäristö, kunnes Päämies on hyväksynyt Ehdot omissa nimissään tai Ehdot on hyväksytty Päämiehen puolesta Ehtojen kohdan 4.6 mukaisesti, riippumatta siitä, kumpi on avannut Yritystilin.
19.2 Roolit. Päämiesympäristön henkilötietojen osalta Päämies on rekisterinpitäjä, Tilitoimistoasiakas Päämiehen käsittelijä ja NoCFO Tilitoimistoasiakkaan alikäsittelijä Tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 4 kohdan mukaisesti. Tämän Käsittelysopimuksen Asiakasta koskevia määräyksiä sovelletaan Tilitoimistoasiakkaaseen.
19.3 Tilitoimistoasiakkaan vastuut. Tilitoimistoasiakas vastaa siitä, että:
Kohdissa 4.3 ja 11.3 tarkoitetut rekisterinpitäjän velvollisuudet kuuluvat Päämiehelle. Tilitoimistoasiakas vastaa NoCFO:hon nähden niiden täyttämisestä ja välittää NoCFO:n ilmoitukset, tiedot ja selvitykset Päämiehelle viipymättä.
19.4 Tarkastukset. Tilitoimistoasiakas voi käyttää kohdan 12 mukaista tarkastusoikeutta myös Päämiehensä pyynnöstä. Kohdan 12.2 rajoituksia sovelletaan.
19.5 Alikäsittelijämuutokset. Tilitoimistoasiakkaisiin sovelletaan kohdan 8.2 mukaista ilmoitusaikaa.
19.6 Päämiesympäristön poisto ja siirto. Tilitoimistoasiakas poistaa tai luovuttaa Päämiesympäristön ainoastaan Päämiehen ohjeen mukaisesti. Jos Päämies siirtyy NoCFO:n suoraksi asiakkaaksi, NoCFO toimii siirrosta lukien Päämiehen käsittelijänä Päämiehen kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti, eikä tätä kohtaa enää sovelleta kyseiseen Päämieheen. Jos Tilitoimistoasiakkaan sopimus NoCFO:n kanssa päättyy tai Tilitoimistoasiakas on lakannut toimimasta tai asetettu konkurssiin tai selvitystilaan, NoCFO voi Päämiehen pyynnöstä siirtää Päämiesympäristön Päämiehelle edellyttäen, että Päämies hyväksyy Ehdot omissa nimissään.
19.7 Päämiehen asema. Päämies ei ole NoCFO:n sopijapuoli. Päämiesympäristöön sovelletaan Tilitoimistoasiakkaan ja NoCFO:n välistä tilitoimistoliitettä tai, jos sellaista ei ole, tätä kohtaa 19.
| Kohta | Kuvaus |
|---|---|
| Käsittelyn kohde ja tarkoitus | Taloushallinnon SaaS-palvelun tuottaminen: kirjanpito, tositteiden ja liitteiden tallentaminen ja tulkinta, laskutus, ostolaskut, pankkiyhteydet ja maksut, palkanlaskenta, raportointi, Verohallinnolle annettavat ilmoitukset, tekoälyavustaja Luca sekä asiakastuki ja Palvelun ylläpito. |
| Käsittelyn luonne | Tallentaminen, järjestäminen, tekstintunnistus (OCR), automaattinen luokittelu ja kirjausehdotukset, haku, välittäminen Asiakkaan valitsemiin integraatioihin (verkkolaskutus, pankit, palkanlaskenta, perintä, viranomaiset), käsittely tekoälyavustajassa ja asiakastuen tekoälyssä, varmuuskopiointi, anonymisointi kohdan 13.1 mukaisesti sekä poistaminen. |
| Rekisteröityjen ryhmät | Asiakkaan asiakkaat ja niiden yhteyshenkilöt; toimittajat ja niiden yhteyshenkilöt; Asiakkaan työntekijät ja muut palkansaajat sekä heidän lähiomaisensa siltä osin kuin heidän tietojaan sisältyy aineistoon; Asiakkaan omistajat, osakkaat, hallituksen jäsenet ja muut vastuuhenkilöt; yhdistysten ja osuuskuntien jäsenet; Asiakkaan käyttäjät; muut henkilöt, joiden tietoja sisältyy kirjanpitoaineistoon. Tilitoimistoliitteen soveltuessa myös Päämiesten vastaavat ryhmät, jolloin Päämies on rekisterinpitäjä Tilitoimistoliitteen mukaisesti. |
| Henkilötietoryhmät | Nimi- ja yhteystiedot; syntymäaika ja sukupuoli; y-tunnus ja muut yritystunnisteet; henkilötunnus (erityisesti palkanlaskennassa); pankkitili- ja maksutiedot sekä tilitapahtumat; laskut, kuitit, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto; palkka- ja verokorttitiedot; työsuhteen tiedot, kuten alkamis- ja päättymispäivä, vuosilomat ja poissaolot; osakas- ja osakkuustiedot, kuten osakeluettelo ja osingot; jäsentiedot ja jäsenmaksut; lähiomaisen yhteystiedot siltä osin kuin ne sisältyvät Asiakkaan tallentamaan aineistoon; käyttäjien viestit ja äänikomennot tekoälyavustajalle; käyttäjä- ja lokitiedot. |
| Erityiset henkilötietoryhmät | Palkanlaskentaan ja tositteisiin voi sisältyä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten ammattiliiton jäsenmaksuja ja sairauspoissaoloihin liittyviä palkkatietoja. NoCFO käsittelee niitä vain Palvelun tuottamiseksi ja rajaa pääsyn niihin henkilöille, joiden tehtävät sitä edellyttävät. |
| Kesto | Sopimuksen voimassaoloaika ja sen jälkeen kohdan 15 mukainen poistoaika. |
| Käsittelyn sijainti | Pääasiallinen tallennus ja käsittely Amazon Web Servicesin Irlannin alueella (eu-west-1). Palvelun tekoälytoiminnot (Luca ja kirjanpitoalgoritmi) sekä asiakastuen tekoäly käsitellään EU-alueella. Eräiden tukipalvelujen (taustaprosessit, virheseuranta, mobiili-ilmoitukset) tarjoajat sijaitsevat Yhdysvalloissa (Liite 1.2). |
| Alikäsittelijä | Tehtävä | Sijainti ja siirtoperuste | Säilytys |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | Palvelinympäristö, tietokannat, tiedostot, varmuuskopiot, lokit, sähköpostin lähetys. Tekoälykäsittely Amazon Bedrockissa: kirjanpitoalgoritmi (Anthropic Claude -mallit) sekä asiakastuen tekoäly (tukipyyntöjen käsittely ja vastausluonnokset). Ei käytä tietoja mallien kouluttamiseen. | Irlanti (eu-west-1); Amazon Bedrock EU-alueella. | Varmuuskopiot 30 pv, lokit 180 pv. Bedrock ei tallenna syötteitä eikä tuotoksia. |
| Temporal Technologies, Inc. | Taustaprosessien orkestrointi (tuonnit, integraatiot) | Käsittely Irlannissa (eu-west-1). Yhdysvallat: vakiosopimuslausekkeet. | Työnkulkuhistoria 60 pv |
| Microsoft Ireland Operations Limited (Azure OpenAI Service) | Tekoälyavustaja Luca (teksti ja ääni). Ei käytä tietoja mallien kouluttamiseen. | EU-alue (ETA). | Enintään 30 pv väärinkäytösten valvontaa varten |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Virhe- ja suorituskykyseuranta; tekniset lokit ja rajatut käyttäjätunnisteet. Henkilötietojen suodatus käytössä. | EU-alue (Saksa). Yhdysvallat: vakiosopimuslausekkeet. | Enintään 90 pv |
| CORDNET OÜ (Featurebase) | Asiakastuen viestit, palaute ja ohjekeskus; tukiviesteihin voi sisältyä Asiakkaan aineistoa. Featurebasen omat tukiviestejä käsittelevät tekoälyominaisuudet on poistettu käytöstä. | Palvelimet ETA-alueella (Alankomaat, Saksa, Irlanti). | Tukiviestit 24 kk keskustelun päättymisestä |
| Google Ireland Limited (Google Workspace) | Henkilöstön sähköposti; asiakastuen sähköpostit ja niiden liitteet | EU-sopimuskumppani; tiedot tallennetaan EU:ssa (EU-datasijainti). | Tukisähköpostit 24 kk keskustelun päättymisestä |
| Slack Technologies (Salesforce) | Sisäinen asiakaspalvelukanava, johon voi välittyä asiakasviestejä | Tiedot tallennetaan EU:ssa (EU-datasijainti). | Tukiviestit 24 kk keskustelun päättymisestä |
| 650 Industries, Inc. (Expo) | Mobiilisovelluksen push-ilmoitukset. Ilmoitukset voivat sisältää yrityksen nimen, laskun lähettäjän ja summan. | Yhdysvallat: vakiosopimuslausekkeet. | Ilmoitusten sisältöä ei säilytetä toimituksen jälkeen; push-tunnisteet Palvelun edellyttämän ajan |
| Apix Messaging Oy | Verkkolaskujen ja paperilaskujen lähetys ja vastaanotto (ominaisuuskohtainen) | Suomi | Palvelun päättymiseen asti, ellei laki edellytä pidempää säilytystä |
| Itsenäinen palveluntarjoaja | Tehtävä | Sijainti ja siirtoperuste |
|---|---|---|
| Enable Banking Oy | Pankkiyhteys ja tilitietojen haku Asiakkaan valtuutuksella (ominaisuuskohtainen) | Suomi / ETA |
| Salt Edge Limited | Maksujen käynnistäminen Asiakkaan valtuutuksella (ominaisuuskohtainen) | Palvelualusta ETA-alueella; Iso-Britannia ja Kanada: riittävyyspäätös |
| Holvi Payment Services Oy | Holvi-tilin yhteys ja maksut (ominaisuuskohtainen) | Suomi |
| Suomen Palkanlaskenta Oy (Salaxy, Palkkaus.fi) | Palkanlaskenta (ominaisuuskohtainen) | Suomi |
| Kravia Oy | Laskujen siirto perintään (ominaisuuskohtainen). Toimii alustan osalta Asiakkaan käsittelijänä ja perinnässä itsenäisenä rekisterinpitäjänä. | Suomi / ETA |
Osan B palveluntarjoajat toimivat kohdan 8.6 mukaisesti itsenäisinä rekisterinpitäjinä tai Asiakkaan omina käsittelijöinä omien sopimustensa perusteella.
NoCFO toteuttaa seuraavat tekniset ja organisatoriset turvatoimet:
Käytössä:
Tämä liite koskee ainoastaan Palvelun maksutoiminnallisuutta, jonka avulla Asiakas voi käynnistää maksutoimeksiantoja kolmansien osapuolten tarjoamien lisensoitujen maksupalvelujen kautta. Liite täydentää Ehtoja ja on ensisijainen maksutoiminnallisuuden osalta.
1.1 NoCFO tarjoaa Asiakkaalle teknisen ohjelmistoratkaisun, jolla Asiakas voi käynnistää maksuja kolmansien osapuolten lisensoitujen maksupalvelujen kautta.
1.2 NoCFO ei ole maksupalveluntarjoaja, maksulaitos eikä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) mukainen ilmoitusvelvollinen. NoCFO ei käsittele, säilytä tai vastaanota Asiakkaalle tai kolmansille osapuolille kuuluvia varoja.
1.3 NoCFO toimii ainoastaan teknisenä rajapintana, jonka kautta maksutoimeksianto voidaan käynnistää. NoCFO ei ole osapuolena Asiakkaan ja maksunsaajan välisessä maksutapahtumassa.
1.4 Maksupalveluntarjoajat toimivat Liitteen 1 kohdan 8.6 mukaisesti itsenäisinä rekisterinpitäjinä tai Asiakkaan omina käsittelijöinä.
2.1 Maksut toteutetaan Asiakkaan ja sen pankin tai muun lisensoidun maksupalveluntarjoajan välisen sopimussuhteen perusteella.
2.2 NoCFO ei vastaa maksujen suorittamisesta, viivästymisestä, keskeytymisestä tai epäonnistumisesta eikä pankkien, maksupalveluntarjoajien tai muiden kolmansien osapuolten toiminnasta. Asiakas vastaa jokaisen maksun lopullisen tilan tarkistamisesta omasta pankistaan.
2.3 Salt Edge -maksunaloituspalvelu. Maksunaloituspalvelu voidaan tarjota yhteistyössä Salt Edge Limitedin ja sen lisensoidun maksulaitoskumppanin kanssa. Salt Edge ja sen kumppani vastaavat maksutoimeksiannon teknisestä toteutuksesta ja maksupalvelun tarjoamisesta. NoCFO ei vastaa Salt Edgen, sen maksulaitoskumppanin tai pankkien toiminnasta eikä niiden palvelujen saatavuudesta.
2.4 Holvi-integraatio. Tässä kohdassa tilin omistajalla tarkoitetaan Holvi-tilin haltijaa ja käyttäjällä henkilöä, jolle tilin omistaja on antanut oikeuden käyttää tiliä NoCFO:n kautta.
2.4.1 NoCFO voi tarjota Asiakkaalle mahdollisuuden käynnistää maksuja Holvi Payment Services Oy:n Holvi-tililtä erillisen integraation kautta.
2.4.2 Holvi-tilin maksut toteutetaan Holvin ja tilin omistajan välisen sopimussuhteen perusteella. NoCFO ei ole tämän sopimussuhteen eikä maksutapahtuman osapuoli.
2.4.3 NoCFO toimii ainoastaan teknisenä palveluntarjoajana, joka välittää tilin omistajan tai tämän valtuuttaman käyttäjän antamat maksutoimeksiannot Holville. Kaikki NoCFO:n kautta Holvi-tililtä käynnistetyt maksut katsotaan tilin omistajan käynnistämiksi.
2.4.4 Tilin omistaja voi myöntää muille käyttäjille oikeuden käynnistää maksuja tililtä. Tilin omistaja vastaa yksin ja täysimääräisesti käyttöoikeuksien myöntämisestä, laajuudesta ja voimassaolosta sekä kaikista niiden perusteella tehdyistä maksuista ja toimenpiteistä.
2.4.5 NoCFO ei vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä, valvonnasta tai peruuttamisesta eikä niiden perusteella tehdyistä maksuista.
3.1 Asiakas vastaa syöttämistään maksutiedoista ja niiden oikeellisuudesta. Asiakas vastaa myös siitä, että maksutoimeksianto on lainmukainen ja että sillä on oikeus suorittaa maksu.
3.2 Maksutoimeksianto käynnistetään vasta, kun Asiakas on antanut nimenomaisen suostumuksensa maksuun ja hyväksynyt maksunaloituspalveluun sovellettavat kolmannen osapuolen käyttöehdot ja tietosuojaselosteen.
3.3 Maksutoimeksiantoa ei voi peruuttaa tai muuttaa NoCFO:n kautta sen jälkeen, kun Asiakas on hyväksynyt maksun.
3.4 NoCFO ei käsittele maksujen palautuksia. Palautukset selvitetään Asiakkaan ja pankin tai maksunsaajan välillä.
4.1 Asiakas vastaa oman toimintansa lainmukaisuudesta. Tämä koskee myös rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyviä velvoitteita siltä osin kuin ne koskevat Asiakasta.
4.2 NoCFO ei suorita Asiakkaan puolesta asiakkaan tuntemiseen liittyviä toimenpiteitä, seuraa liiketoimia eikä ilmoita epäilyttävistä liiketoimista.
4.3 NoCFO voi keskeyttää maksutoiminnallisuuden, jos sillä on perusteltua syytä epäillä väärinkäytöstä tai laitonta toimintaa tai jos kolmannen osapuolen maksupalveluntarjoaja sitä vaatii.
5.1 NoCFO ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten liikevaihdon, voiton tai liiketoimintamahdollisuuden menetyksestä tai toiminnan keskeytymisestä.
5.2 NoCFO:n kokonaisvastuu maksutoiminnallisuuteen liittyvissä vaatimuksissa on enintään määrä, jonka Asiakas on maksanut NoCFO:lle palvelumaksuina (alv 0 %) vahinkoa aiheuttanutta tapahtumaa edeltäneiden kolmen (3) kuukauden aikana. Tämä enimmäismäärä sisältyy Ehtojen kohdan 9.5 mukaiseen kokonaisvastuuseen.
5.3 Tämän liitteen vastuunrajoitukset, mukaan lukien kohdat 2.2–2.4, 5.1–5.2 ja 6.1, eivät koske vahinkoa, joka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, eivätkä tilanteita, joissa pakottavasta laista johtuu muuta.
6.1 NoCFO voi keskeyttää maksutoiminnallisuuden kokonaan tai osittain ilman korvausvelvollisuutta, jos:
NoCFO ilmoittaa keskeytyksestä Asiakkaalle viipymättä.