Tässä selosteessa kerrotaan, miten NoCFO Oy (jäljempänä NoCFO tai me) käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjänä. Palvelulla tarkoitetaan NoCFO-taloushallinto-ohjelmistoa ja sen mobiilisovellusta, Yritystilillä yrityksen tiliä Palvelussa ja Käyttöehdoilla NoCFO:n käyttöehtoja (https://nocfo.io/fi/legal-pages/terms-of-service). Seloste koskee muun muassa NoCFO:n asiakkaiden yhteyshenkilöitä ja käyttäjiä, verkkosivujen ja sovellusten käyttäjiä, kumppaniohjelman jäseniä, potentiaalisia asiakkaita sekä yhteistyökumppaneiden ja toimittajien yhteyshenkilöitä. Kaikki ryhmät on lueteltu kohdassa 4.
Seloste ei koske aineistoa, jonka asiakkaat tallentavat Palveluun, kuten kirjanpitoa, tositteita, laskuja, palkkatietoja sekä asiakas- ja toimittajarekistereitä. Tämän aineiston osalta NoCFO toimii asiakkaan käsittelijänä (kohta 2).
Rekisterinpitäjä päättää, miksi ja miten henkilötietoja käsitellään. Käsittelijä käsittelee tietoja rekisterinpitäjän puolesta ja tämän ohjeiden mukaan.
Palveluun tallennetun aineiston rekisterinpitäjä on asiakasyritys. NoCFO käsittelee aineistoa asiakkaan lukuun ja asiakkaan ohjeiden mukaan. Käsittelyn ehdot ovat henkilötietojen käsittelysopimuksessa, joka on Käyttöehtojen liite 1, tai asiakkaan kanssa erikseen allekirjoitetussa käsittelysopimuksessa.
Jos yrityksesi on itse tehnyt sopimuksen NoCFO:n kanssa ja tilitoimisto hoitaa kirjanpitoa yrityksesi Yritystilillä, NoCFO on yrityksesi käsittelijä. Jos taas tilitoimisto on tehnyt Yritystiliä koskevan sopimuksen NoCFO:n kanssa, yrityksesi (päämies) on rekisterinpitäjä, tilitoimisto sen käsittelijä ja NoCFO tilitoimiston alikäsittelijä.
Jos tietojasi on asiakkaamme kirjanpidossa, esimerkiksi laskulla tai palkkalaskelmalla, ota yhteyttä kyseiseen yritykseen. Jos lähetät tietojasi koskevan pyynnön meille, välitämme sen kyseiselle asiakkaallemme.
NoCFO ei käytä asiakkaiden Palveluun tallentamia henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa. Palvelun kehittämiseen ja koneoppimismallien kouluttamiseen käytetään vain anonymisoitua tietoa tai tilastollisia koosteita, joista yksittäistä henkilöä ei voi tunnistaa.
NoCFO Oy (y-tunnus 3149769-7) c/o A Grid, PL 13300, 00076 Aalto Sähköposti: info@nocfo.io · Puhelin: +358 44 573 3333 Tietosuoja-asiat: privacy@nocfo.io
Tietosuoja-asioista vastaa toimitusjohtaja.
Oikeusperustesarakkeessa suluissa oleva viittaus koskee EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohtaa: (a) suostumus, (b) sopimus, (c) lakisääteinen velvoite, (f) oikeutettu etu eli NoCFO:n tai muun tahon perusteltu tarve, joka on punnittu sinun etujasi vasten.
| # | Tarkoitus | Tiedot | Oikeusperuste | Säilytysaika |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Palvelun tarjoaminen ja käyttäjätilien hallinta | Nimi, sähköposti, puhelin, yritys, rooli, tilaus, asetukset, kirjautumistiedot | Sopimus (6(1)(b)), kun olet itse sopijapuoli. Muiden käyttäjien osalta oikeutettu etu (6(1)(f)): asiakasyrityksen kanssa tehdyn sopimuksen toteuttaminen ja asiakasyrityksen käyttäjien palveleminen. | Kunnes Yritystili tai käyttäjätili poistetaan |
| 2 | Laskutus, maksut ja saatavien perintä | Laskutusyhteyshenkilön tiedot, maksutapa (maksut käsittelee Stripe; NoCFO ei näe kortin numeroa), laskut, maksuhistoria | Sopimus (6(1)(b)), myös erääntyneiden saatavien periminen. Kirjanpitolain velvoite (6(1)(c)) | Kirjanpitolain mukaan: kirjanpito ja tilinpäätös 10 vuotta tilikauden päättymisestä; tositteet 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi |
| 3 | Asiakastuki | Viestit, liitteet, käyttäjätilin tiedot | Sopimus (6(1)(b)), kun olet itse sopijapuoli. Muiden käyttäjien osalta oikeutettu etu (6(1)(f)): käyttäjien kysymyksiin vastaaminen ja Palvelun ongelmien ratkaiseminen. | 24 kuukautta keskustelun päättymisestä |
| 4 | Palveluviestit | Sähköposti, käyttötapahtumat, joiden perusteella viesti lähetetään | Sopimus (6(1)(b)), kun olet itse sopijapuoli. Muiden käyttäjien osalta oikeutettu etu (6(1)(f)): Palvelun käyttäjille tiedottaminen muutoksista, häiriöistä, tietoturvasta ja käytössä olevista ominaisuuksista. | Kunnes käyttäjätilisi poistetaan |
| 5 | Suoramarkkinointi asiakkaille | Yhteystiedot, markkinointiviestien avaukset ja klikkaukset | Oikeutettu etu (6(1)(f)): asiakkaan jo käyttämiä palveluja vastaavien NoCFO:n palvelujen tarjoaminen nykyisille asiakkaille. Voit kieltää markkinoinnin milloin tahansa. | Kunnes kiellät markkinoinnin tai 24 kuukautta asiakassuhteen päättymisestä |
| 6 | Uutiskirjeet sekä muille kuin asiakkaille suunnattu markkinointi | Yhteystiedot, viestien avaukset ja klikkaukset | Suostumus (6(1)(a)) | Kunnes peruutat suostumuksen |
| 7 | Tuoteanalytiikka | Käyttötapahtumat, laite- ja selaintiedot, pseudonymisoitu käyttäjätunniste (tunniste, josta ei suoraan näe, kuka olet) | Suostumus (6(1)(a)): tilastoevästeet | Enintään 7 vuotta tapahtumasta (analytiikkapalvelun kiinteä säilytysaika). Poistamme analytiikkatietosi, kun käyttäjätilisi poistetaan tai pyydät poistoa. |
| 8 | Mainonnan mittaus ja kohdentaminen | Evästetunnisteet, sivujen katselut ja mainoksen kautta tehdyt toimet (esim. rekisteröityminen) | Suostumus (6(1)(a)): markkinointievästeet | Evästeen voimassaoloaika, enintään 12 kuukautta. Mainosalustojen omasta säilytyksestä kerrotaan niiden selosteissa (kohta 8). |
| 9 | Tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja virheiden selvittäminen | IP-osoite, lokit, istunto- ja laitetiedot, tieto siitä, tunnistiko automaattisten ohjelmien torjunta (bottisuojaus) käyttäjän ihmiseksi | Oikeutettu etu (6(1)(f)): Palvelun, käyttäjien ja tietojen suojaaminen hyökkäyksiltä ja väärinkäytöksiltä sekä virheiden korjaaminen | Lokit 180 päivää, virheseuranta enintään 90 päivää |
| 10 | Kumppaniohjelma | Kumppanin ja suositellun käyttäjän sähköposti, Stripe-asiakastunniste, palkkiotiedot | Sopimus (6(1)(b)) kumppanin kanssa. Suositellun käyttäjän osalta oikeutettu etu (6(1)(f)): palkkioiden oikea maksaminen ja väärinkäytösten estäminen. | Kumppanisopimuksen voimassaoloajan ja 12 kuukautta sen jälkeen. Maksetut palkkiot kirjanpitolain mukaan. |
| 11 | Yritysmyynti potentiaalisille asiakkaille | Nimi, tehtävä, työsähköposti ja -puhelin, yritys | Oikeutettu etu (6(1)(f)): palvelujen tarjoaminen yrityksille, joiden toimialaan Palvelu liittyy. Sähköistä suoramarkkinointia lähetetään vain yritysten yleisiin sähköpostiosoitteisiin (esim. info@) tai henkilöille, joiden tehtävät liittyvät olennaisesti Palveluun. Toiminimiyrittäjille sitä lähetetään vain suostumuksella. | 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, jos et vastaa |
| 12 | Evästesuostumusten kirjaaminen | Suostumustunniste, valinnat, aikaleima | Oikeutettu etu (6(1)(f)): pystymme osoittamaan, että suostumus on annettu, kuten tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 1 kohta edellyttää | 12 kuukautta |
| 13 | NoCFO:n oma kirjanpito ja lakisääteiset velvoitteet | Laskut, sopimukset, maksutiedot | Lakisääteinen velvoite (6(1)(c)) | Kirjanpitolain mukaan (6 tai 10 vuotta, ks. rivi 2) |
| 14 | Oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen ja puolustaminen | Asiaan liittyvät tiedot | Oikeutettu etu (6(1)(f)): oikeusturvan varmistaminen | Vaatimuksen vanhentumiseen saakka |
| 15 | Kumppanuus- ja toimittajasuhteet | Kumppanitilitoimistojen ja toimittajien yhteyshenkilöiden yhteystiedot sekä sopimus-, raportti- ja palkkiotiedot | Oikeutettu etu (6(1)(f)): sopimussuhteen hoitaminen yhteyshenkilöiden kautta | Sopimussuhteen ajan ja 12 kuukautta sen jälkeen; laskut ja palkkiot kirjanpitolain mukaan |
| 16 | Tapahtumien järjestäminen ja osallistujien kanssa viestiminen | Nimi, sähköpostiosoite, yritys, tarvittaessa erityisruokavalio (vain jos ilmoitat sen) | Sopimus (6(1)(b)): osallistumisesta sopiminen. Erityisruokavaliotiedot: nimenomainen suostumus (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a alakohta), jonka annat ilmoittaessasi tiedon. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa, jolloin poistamme tiedon. | 12 kuukautta tapahtuman jälkeen. Erityisruokavaliotiedot poistetaan tapahtuman jälkeen. |
Jos tietoja säilytetään edellä mainittua kauemmin, se perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen tai vireillä olevaan oikeudelliseen vaatimukseen.
Käsittelijät. Käytämme palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja lukuumme ja ohjeidemme mukaan:
Muut rekisterinpitäjät:
Tilitoimistot. Jos yrityksesi käyttää NoCFO:n kumppanitilitoimistoa, annamme tilitoimistolle yrityksesi Yritystilin tilaus- ja laskutustietoja kumppanuuteen liittyvää raportointia varten sekä kopiot Palvelun yrityksellesi lähettämistä ilmoituksista.
Saat pyynnöstä ajantasaisen luettelon palveluntarjoajista, niiden sijainnista ja siirtoperusteista kohdan 3 yhteystiedoilla.
Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa:
Emme myy henkilötietoja.
Käytämme välttämättömiä evästeitä Palvelun ja verkkosivujen toimintaan. Tilasto- ja markkinointievästeitä käytämme vain suostumuksellasi. Evästeet ja niiden voimassaoloajat on lueteltu evästekäytännössä https://nocfo.io/fi/legal-pages/cookies. Voit muuttaa tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa sivun alareunan evästeasetuksista.
Kun hyväksyt markkinointievästeet:
Luca on Palveluun sisältyvä tekoälyavustaja.
9.1 Käytämme Lucaa myös omassa asiakastuessamme. Tällöin Luca käsittelee kysymykseesi liittyviä tietoja, kuten viestisi ja käyttäjätilisi perustiedot.
9.2 OpenAI (OpenAI OpCo, LLC) tuottaa Lucan tekoälytoiminnot, ja tietoja voidaan käsitellä Yhdysvalloissa (kohta 10). OpenAI ei käytä tietoja tekoälymalliensa kouluttamiseen.
9.3 Kun käytät Lucaa Palvelussa omien kirjanpitotietojesi kanssa, NoCFO toimii asiakasyrityksen käsittelijänä (kohta 2).
9.4 Emme tee sinua koskevia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia (esimerkiksi päätöstä sopimuksen hylkäämisestä), pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella. Lucan ehdottamat toimenpiteet toteutetaan vasta, kun olet vahvistanut ne.
Palvelun tiedot tallennetaan EU:ssa (AWS, Irlanti). Osa palveluntarjoajistamme on yhdysvaltalaisia tai käsittelee tietoja Yhdysvalloissa. Näitä ovat esimerkiksi:
Siirrot perustuvat joko Euroopan komission riittävyyspäätökseen tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin, joilla vastaanottaja sitoutuu suojaamaan tiedot EU:n vaatimusten mukaisesti. Yhdysvalloissa riittävyyspäätös koskee vastaanottajia, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework). Tarvittaessa käytämme lisäsuojatoimia, kuten salausta ja tietojen minimointia. Palveluntarjoajakohtaiset siirtoperusteet ja kopion suojatoimista saat pyytämällä niitä kohdan 3 yhteystiedoilla.
Sinulla on oikeus:
Lähetä pyyntö osoitteeseen privacy@nocfo.io. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.
Voit milloin tahansa vastustaa sinua koskevien tietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme (taulukon rivit 1, 3–5, 9–12, 14 ja 15). Silloin lopetamme käsittelyn, ellemme pysty osoittamaan, että käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka on etujasi ja oikeuksiasi painavampi, tai että käsittely on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Voit aina kieltää suoramarkkinoinnin. Silloin lopetamme sen heti. Voit käyttää markkinointiviestin lopetuslinkkiä tai kirjoittaa osoitteeseen privacy@nocfo.io.
Rekisteröitymisessä kysytyt perustiedot ja laskutustiedot ovat edellytys sopimuksen tekemiselle ja Palvelun käytölle. Ilman niitä emme voi tarjota Palvelua. Muiden tietojen antaminen on vapaaehtoista.
Suojaamme tietoja teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Näitä ovat:
Henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden tehtävät sitä edellyttävät.
Voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi). Voit tehdä valituksen myös asuin- tai työskentelyvaltiosi valvontaviranomaiselle.
Päivitämme selostetta, kun käsittely muuttuu. Olennaisista muutoksista ilmoitamme Palvelussa tai sähköpostitse.